Scegliere giusto sistema di gestione alberghiera per la tua struttura può essere fondamentale per il successo dell'attività. Con così tante opzioni disponibili, può risultare un po' complicato orientarsi.
In questo articolo ti aiuteremo a prendere una decisione consapevole nella scelta di quello giusto.
Preparati e mettiti comodo: ecco il confronto tra Cloud PMS e On-site uno.
Iniziamo subito.
1. Cos'è un software di gestione alberghiera?
Per essere tutti allineati, definiamo prima PMS questo concetto.
software PMS ha rivoluzionato il settore dell'ospitalità sostituendo il vecchio metodo cartaceo di gestione delle strutture. Funzionalità come un motore di prenotazione oppure channel manager prevengono errori umani come l'overbooking.
Non aiuta soltanto nelle operazioni di reception come la prenotazione delle camere o il check-in e check-out degli ospiti. Si evolve costantemente e aiuta gli albergatori a gestire ogni aspetto della propria struttura.
Il software di gestione alberghiera automatizza anche la maggior parte delle attività manuali e aiuta il personale a concentrarsi sulla creazione di un' personalizzate esperienza indimenticabile per gli ospiti.
2. Tipi di PMS
Le due tipologie principali di software di gestione alberghiera che puoi trovare sono:
✅Sistema di gestione alberghiera on-site
Questo sistema si distingue per il modo in cui archivia i dati. È richiesto un server in loco affinché questo tipo di software possa funzionare.
La sua manutenzione è a carico dell'hotel. Il supporto IT interno è necessario per mantenerne il funzionamento.
✅PMS basato sul cloud
Questo tipo di software non richiede un server in loco ed è connesso a internet. È accessibile dalla maggior parte dei dispositivi presenti nella struttura e ha costi di manutenzione più bassi.
3. 7 principali differenze da considerare
1. Installazione
Installazione del sistema basato sul cloud
Questo tipo di software gestionale si installa tramite internet ed è accessibile da qualsiasi dispositivo una volta creato un account. I dati vengono archiviati dal fornitore, cioè al di fuori dell'hotel.
Manutenzione e sicurezza sono a carico del fornitore del PMS.
Tieni presente che è necessaria una connessione internet stabile affinché questo tipo di sistema funzioni correttamente.
Installazione del sistema on-premise
Purtroppo, il processo di installazione di questo tipo di sistema è un po' più complicato.
Innanzitutto, deve essere installato manualmente su ogni dispositivo su cui verrà utilizzato. I dati vengono archiviati in un server che si troverebbe da qualche parte in sede. Non dimentichiamoci degli altri server di backup.
La protezione e l'archiviazione dei dati diventano l'unica responsabilità dell'hotel.
2. Requisiti Tecnici E Manutenzione
Requisiti Della Soluzione Cloud
Questa opzione è priva di complicazioni. Dimenticate server o backup, qui tutto è ospitato dal fornitore.
Tutto ciò di cui l'hotel avrebbe bisogno è una buona connessione internet e sarebbe già tutto pronto.
Non prendetela troppo alla lettera, però. Avreste comunque bisogno di un paio di computer fissi in ufficio. Il vero vantaggio di un PMS basato sul cloud è che non richiede investimento in hardware.
Requisiti Della Soluzione On-Premise
C'è molto di cui occuparsi affinché questa soluzione PMS possa funzionare correttamente. Tra l'hardware richiesto troviamo:
- Un server dati
- Server di backup
- L' terminale server (per l'accesso da diverse sedi)
- Un sistema operativo compatibile su tutte le postazioni di lavoro
- Dedicate postazioni di lavoro per sistemi esterni
- Server di hard disk
Wow, non è poco. Oltre a investire in tutto questo hardware e a conservarlo in loco, avresti bisogno di competenze IT interne.
3. Sicurezza dei dati
Secondo il più recente rapporto d'indagine del 2024, i rischi legati alla sicurezza informatica hanno raggiunto livelli mai visti prima. È stato riportato che il 14% degli attacchi ha sfruttato vulnerabilità nella fase di accesso iniziale . Inoltre, il 62% degli attacchi ha coinvolto ransomware o estorsione.
La sicurezza dei dati è estremamente importante nel settore dell'ospitalità, quindi tienine conto quando scegli un software per hotel.
Sicurezza dei PMS basati su cloud
Garantire la sicurezza dei tuoi dati è responsabilità del fornitore quando utilizzi un sistema basato su cloud. I tuoi dipendenti, però, non dovrebbero comunque cliccare su link inviati da un fantomatico principe nigeriano che promette un'eredità.
Scherzi a parte, questo tipo di software adotta misure solide che rendono le violazioni dei dati praticamente impossibili. In molti sistemi basati su cloud, tutti i dati sono ospitati in più data center il che garantisce che, anche se uno di essi dovesse guastarsi, esista comunque backup.
Sicurezza del PMS on-premise
Con questo tipo di sistema, la sicurezza è responsabilità della struttura. Ecco alcuni passaggi che la struttura può adottare per mantenere i propri dati al sicuro quando utilizza questo sistema PMS:
- Installare programmi antivirus
- Proteggere reti private
- Limitare l'accesso alle sale server
- Manuale backup dei dati processi
- Adottare server di backup e generatori
Sebbene possa sembrare più sicuro archiviare tutti i dati sul proprio hardware e considerare la questione risolta, questo può rappresentare un grande rischio. In caso di incendi o allagamenti, questo hardware può essere danneggiato e trasformarsi in un incubo per il tuo hotel.
4. Costo dell'investimento
Quando si valutano i costi operativi, riteniamo importante tenere in considerazione tempo oltre al denaro. Risparmiare tempo per la direzione e per il personale della reception può essere tanto importante quanto risparmiare sulle spese.
Costi dei sistemi basati sul cloud
I PMS alberghieri basati sul cloud generalmente prevedono un costo in abbonamento mensile calcolato in base al numero di camere. Anche se questa spesa può accumularsi nel tempo, è importante considerare anche altre cose verso cui il tuo denaro non sta andando.
Senza hardware in sede, non ci sono costi di manutenzione e aggiornamento da sostenere. Solitamente, le licenze software in sede possono essere costose e potrebbero esserci costi aggiuntivi se desideri aggiungere altre postazioni di lavoro in futuro. Potresti dover investire anche in ulteriori costi di sicurezza per mantenere sicura la tua sala server.
Considerando anche il tempo, la valuta più preziosa, un PMS cloud offre tranquillità. Senza più cavi infiniti e la necessità costante di manutenzione del sistema, il personale dell'hotel può concentrarsi maggiormente su ospiti. Inoltre, non serve essere un genio della tecnologia per capire come utilizzare questo software. Tutti gli aspetti tecnici sono gestiti dal fornitore.
Costi dei sistemi in sede
La realtà è che questo tipo di sistema di gestione alberghiera non è pensato per hotel di piccole o medie dimensioni. Questo tipo di sistema è considerato una spesa in conto capitale, quindi molte strutture non possono permetterselo affatto.
Ecco alcuni dei costi più significativi che dovresti affrontare scegliendo questo tipo di sistema di gestione alberghiera:
- Software licenza
- Annuale manutenzione costi
- Hardware e costi IT
Questo tipo di software potrebbe richiedere più impegno e tempo da dedicare alla manutenzione e all'apprendimento del sistema.
6. Facilità di integrazione
Per gestire la tua struttura potrebbero servirti altri software, come sistemi POS o programmi di contabilità. Averli integrati con la tua soluzione di gestione alberghiera è essenziale per far funzionare il tuo business senza intoppi.
Integrazione del Property Management System basato su cloud
Questa è di solito la soluzione più semplice . Molti sistemi arrivano già integrati con altre soluzioni software partner, e in generale l'integrazione risulta piuttosto senza interruzioni. Grazie alle API aperte e agli standard web comuni, il software basato su cloud si integra facilmente con soluzioni esterne.
Integrazione del Property Management System on-premise
Sebbene le soluzioni PMS alberghiere on-premise consentano l'integrazione con altri software, questo processo risulta molto complesso. Di solito richiede un intervento tecnico manuale oltre a hardware aggiuntivo.
💡Riflettori puntati
Quando si parla di integrazione, puntiamo i riflettori su OTA Sync software di gestione alberghiera basato su cloud che ha stretto una partnership con numerosi software esterni e offre semplici e rapide integrazioni con nuove soluzioni esterne.
6. Accessibilità e mobilità del sistema
Accessibilità del software PMS basato su cloud
Poiché questo sistema viene distribuito online, è accessibile tramite un accesso sicuro su qualsiasi dispositivo mobile da ovunque. L'unico requisito è una buona connessione WiFi . La soluzione cloud è chiaramente vincente in termini di accessibilità, un vantaggio che nessun PMS on-site moderno può eguagliare.
Accessibilità del software PMS on-premise
Sebbene sia possibile accedere al sistema da remoto anche con questo tipo di soluzione, non è altrettanto semplice. Questa comodità richiederebbe una configurazione tecnica aggiuntiva e dipenderebbe anche dal carico di lavoro del server. Un chiaro punto a sfavore, purtroppo.
7. Aggiornamenti e upgrade
Upgrade della gestione alberghiera in cloud
Questo tipo di PMS alberghiero offre aggiornamenti che sono generalmente gratuiti e e facili da installare. Ciò significa che il software è sempre aggiornato. Un grande vantaggio è che questo non richiede alcuna competenza tecnica da parte degli albergatori né hardware aggiuntivo.
Aggiornamenti del Property Management System on-premise
Il più grande svantaggio dell'aggiornamento di un PMS on-premise è che può risultare piuttosto costoso. Gli aggiornamenti software a volte comportano anche aggiornamenti hardware.
4. In conclusione
Scegliere la soluzione giusta per gestire le operazioni alberghiere senza intoppi richiede molti fattori da prendere in considerazione. Sulla base di questo confronto, il vincitore indiscusso è il basato su cloud sistema di gestione alberghiera.
Riducendo i costi e offrendo maggiore flessibilità e accessibilità, il PMS alberghiero basato su cloud è una soluzione moderna che sta diventando lo standard nel settore dell'ospitalità. Sebbene entrambe le soluzioni abbiano pro e contro, i PMS on-premise e cloud presentano differenze nette in termini di le prestazioni e manutenzione esigenze.
Il risparmio di tempo è anch'esso un fattore importante in cui i sistemi cloud prevalgono, elemento essenziale per la gestione di un'attività alberghiera di successo.
5. Come può aiutare OTA Sync
OTA Sync è una il software all-in-one basato su cloud per la gestione di hotel e appartamenti. Grazie alla tecnologia cloud, i costi sono drasticamente ridotti, le attività quotidiane sono automatizzato, mentre i complessiva e ricavi complessivi della struttura aumentano.
OTA Sync è adatto a hotel piccoli e medi, boutique hotel, ostelli, guesthouse e appartamenti. L'azienda conta oltre 2.000 utenti soddisfatti in 17 paesi del mondo.
Sono disponibili quattro soluzioni complete per la gestione di hotel e appartamenti:
- Sistema di gestione della proprietà e App Mobile
- Booking Engine
- Channel Manager
- App per l'esperienza dell'ospite
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