Cos'è il Property Management System in un Hotel: la Guida Definitiva

Se lavori nel settore alberghiero, probabilmente hai già sentito parlare del “property management system” (PMS). 

Tuttavia, come spesso accade con le innovazioni tecnologiche, c'è una certa riluttanza ad adottarle, per timore o per mancanza di fiducia. 

Purtroppo, è proprio così che si rischia di lasciarsi sfuggire soluzioni straordinarie come il PMS. 

Il Sistema di gestione della proprietà in un hotel è indispensabile se vuoi rimanere sempre un passo avanti.

Ma cos'è esattamente un PMS e in che modo può portare ancora più vantaggi alla tua attività?

Continua a leggere per scoprire tutti i segreti di un property management system alberghiero e perché è uno strumento essenziale per gestire con successo un hotel.

Cominciamo!

Cos'è un Property Management System (PMS) in un Hotel?

Il Property Management System (PMS) è un software che aiuta gli hotel a gestire le operazioni quotidiane, come prenotazioni, check-in, check-out, fatturazione e housekeeping.

In sostanza, è uno strumento che semplifica le operazioni dell'hotel e aiuta a migliorare la esperienza indimenticabile per gli ospiti.

Puoi immaginarlo come l'equivalente digitale della reception di un hotel, che permette allo staff dell'hotel di gestire ogni aspetto del soggiorno degli ospiti da un unico punto centrale.

Quali Sono le Caratteristiche Principali di un Property Management System in un Hotel?

Un tipico sistema PMS è composto da diversi moduli, ciascuno dedicato alla gestione di specifiche operazioni dell'hotel.

1. Gestione delle Prenotazioni

Permette allo staff dell'hotel di gestire le prenotazioni, dalla creazione delle prenotazioni alla loro modifica o cancellazione.

Così, ti aiuta a gestire la disponibilità delle camere e garantisce informazioni di prenotazione accurate.

Inoltre, non solo le tue informazioni sono centralizzate, ma il sistema permette ai tuoi ospiti di prenotare online, tramite agenzie di viaggio online (OTA) o direttamente dal tuo sito web.

2. Gestione della reception

Il modulo reception gestisce tutto ciò che riguarda il check-in e il check-out degli ospiti, tra cui assegnazione delle camere, pagamenti ed elaborazione dei depositi. 

Gestisce inoltre le richieste degli ospiti su servizi dell'hotel, comfort e attrazioni nelle vicinanze.

3. Gestione dei canali

Il Channel Manager distribuisce l'inventario dell'hotel su vari canali online così puoi ampliare la tua visibilità e ottenere più prenotazioni.

Puoi quindi collegarti a diversi canali di prenotazione e OTA, al Global Distribution System (GDS), ai metamotori di ricerca e altro ancora.

4. Gestione delle entrate

La gestione delle entrate rappresenta un insieme di strumenti per massimizzare i ricavi ottimizzando i prezzi e la disponibilità dei tuoi prodotti o servizi.

Ad esempio, puoi impostare tariffe dinamiche che adatterà prezzi e offerte in base alla domanda, stagionalità, alle tariffe dei concorrenti e alle tendenze di prenotazione.

All'interno del modulo di gestione delle entrate, puoi anche:

• Monitorare e gestire la disponibilità delle camere riguardo a tipologie di camere, restrizioni e date di blackout.
• Utilizzare dati storici, tendenze di mercato e analisi predittive per prevedere la domanda per periodi diversi.
• Analizzare i modelli di prenotazione e il comportamento dei clienti per anticipare i futuri cambiamenti nella domanda.
• Personalizzare le strategie di prezzo per segmenti di clientela specifici.
• Individuare opportunità per proponi servizi aggiuntivi o categorie di camere superiori. 
• Confronta le performance del tuo hotel con i benchmark di settore.
• Monitora le strategie di prezzo dei tuoi concorrenti.
• Monitorare e tenere traccia KPI, come la Tariffa Media Giornaliera (ADR), Ricavo Per Camera Disponibile (RevPAR)e il Tasso di Occupazione.

5. Esperienza del cliente

Gestisce e archivia un database con informazioni, preferenze e storico degli ospiti che puoi utilizzare per servizi personalizzati e marketing mirato.

Ad esempio, puoi creare programmi fedeltà o offerte speciali per i clienti abituali.

Inoltre, puoi anche automatizzare prima e dopo il soggiorno email, messaggi di ringraziamento, ecc.

6. Gestione delle pulizie

Gestisce le attività di pulizia, inclusi il riordino delle camere, la manutenzione e la gestione dell'inventario.

Alcune delle funzionalità principali coperte dalla gestione delle pulizie sono:

• Aggiornamento dello stato delle camere in tempo reale pulita, da pulire, ispezionata.
• Assegnazione automatica delle attività in base allo stato della camera, alla priorità e ad altri criteri.
• Gestione dell'inventario, come il tracciamento della biancheria, il rifornimento delle scorte, ecc.
• Oggetti smarriti tracciamento e recupero.

7. Gestione dei pagamenti

Questo modulo gestisce le finanze dell'hotel, come fatturazione, incassi ed elaborazione dei pagamenti, e registra le transazioni finanziarie in modo da poter monitorare le performance economiche dell’hotel.

Inoltre, integrando il sistema PMS con il tuo sistema di pagamento, potrai automatizzare i processi di pagamento e offrire diverse opzioni di pagamento ai tuoi ospiti.

Ad esempio, potranno pagare con carte di credito, carte virtuali, Google Pay e altro ancora.

8. Reportistica

Poter monitorare le performance del tuo hotel su tutti i canali e i settori è indispensabile per capire cosa funziona e cosa no.

Di conseguenza, sarai in grado di prendere decisioni basate sui dati.

È qui che entra in gioco la funzione di reportistica e analisi, offrendo una vasta gamma di report:

? Report sull’Occupazione – Informazioni sulla percentuale di camere occupate in un determinato periodo.

? Report sui Ricavi – Ricavi complessivi generati dal tuo hotel.

? Report finanziari – Spese relative a operazioni, manutenzione e altre categorie.

? Analisi delle Performance dei Canali – Valutazione delle performance delle varie piattaforme di prenotazione online e OTA.

? Report sulla Soddisfazione degli Ospiti – Feedback e recensioni degli ospiti per individuare le aree da migliorare.

9. Sicurezza e Conformità

Quando si gestiscono informazioni sensibili che includono dati degli ospiti e dettagli di carte di credito o pagamento, è fondamentale far sì che i tuoi ospiti si sentano sicuri che non subiranno alcun danno.

Per questo, un PMS di alta qualità include crittografia dei dati, controlli degli accessi, protezione dei dati degli ospiti, backup dei dati, API e integrazioni sicure, conformità alle normative locali, e così via.

? 6 Funzionalità Aggiuntive che un Top PMS Dovrebbe Avere

Oltre alle funzionalità chiave, le migliori soluzioni PMS offrono anche funzionalità per facilitare ulteriormente i processi operativi e l'esperienza degli ospiti.

1. Essere Basato sul Cloud

Sebbene la maggior parte dei moderni sistemi di gestione alberghiera sia basata sul cloud, è comunque consigliabile verificare questa informazione.

Quindi, cosa rende un PMS basato sul cloud una scelta migliore rispetto a uno on-premise?

✨ È più conveniente in termini di costi perché i costi di gestione sono più bassi.

✨ Il rischio di perdere dati è più basso.

✨ È molto più flessibile.

Vuoi approfondire l'argomento? Nessun problema, visita il nostro blog, Perché Scegliere un PMS Cloud Invece di un PMS On-Premise? e scopri altri dettagli interessanti.

2. Avere un'App Mobile

Avere un'app mobile consente un accesso più rapido alle informazioni. 

Inoltre, permette anche di apportare aggiornamenti e modifiche rapide in movimento, senza contare che offre un'esperienza utente migliore.

3. Offrire Tasse e Commissioni Personalizzate

I gestionali alberghieri più avanzati offrono opzioni per personalizzare e applicare addebiti specifici in base alle preferenze degli ospiti, alle normative locali e altro ancora

In questo modo potrai adattare la tua struttura tariffaria alle esigenze specifiche degli ospiti e rispettare i requisiti fiscali regionali.

4. Offrire un'assistenza clienti eccellente

Se hai mai navigato su Capterra o piattaforme simili alla ricerca di un PMS, avrai probabilmente notato che una delle lamentele principali riguarda il servizio clienti , o la sua mancanza.

Un servizio clienti lento a reagire o poco efficiente può rappresentare un vero e proprio ostacolo. Secondo un'indagine di Zendex, il 73% dei clienti si rivolge a un concorrente dopo aver vissuto diverse esperienze negative.

5. Offrire un'interfaccia intuitiva

Avere un PMS intuitivo riduce notevolmente i tempi di formazione del personale e rende il passaggio a un nuovo sistema semplice e senza intoppi. 

Prima tu e il tuo staff imparate a conoscere il sistema, prima potrete iniziare a utilizzarlo appieno.

Inoltre, lo stesso vale per i tuoi ospiti nel caso tu abbia un'app mobile. 

6. Avere una dashboard centralizzata

Una volta scoperto quanto preziosa sia una dashboard centralizzata, non vorrai più tornare ai vecchi metodi.

Ti mostra una vista in tempo reale di ogni aspetto delle tue operazioni, attività, prenotazioni, statistiche e molto altro, tutto in un unico posto.

Perché dovresti usare un gestionale alberghiero?

Cosa considerare per scegliere il PMS giusto per il tuo hotel

Sebbene le soluzioni PMS offrono numerosi vantaggi, presentano anche potenziali svantaggi.

Perciò, prima di scegliere un PMS, assicurati che:

✨ Offra funzionalità utili per te.

✨ Disponga di misure di sicurezza efficaci.

✨ Offra un'assistenza clienti tempestiva.

✨ Offra integrazioni pertinenti alle tue esigenze.

✨ Preveda un onboarding semplice e veloce.

✨ Offra sufficienti opzioni di personalizzazione.

✨ Offra una migrazione dei dati senza intoppi.

✨ Sia in linea con il tuo budget.

Per Concludere

Integrare un PMS solido nella tua struttura ricettiva diventa indispensabile se punti a ottenere:

• efficienza, 
• maggiori ricavi, 
• decisioni basate sui dati, e 
• interazioni fluide con gli ospiti. 

Tuttavia, molte soluzioni PMS coprono solo una o due funzionalità e non offrono il pacchetto completo.

Quindi, se stai cercando un PMS che racchiuda tutte le funzionalità in un'unica soluzione, abbiamo la soluzione giusta per te, OTA SYNC.

Perché OTA SYNC dovrebbe essere il gestionale alberghiero della tua struttura?

OTA SYNC è un software di gestione alberghiera cloud all-in-one che semplifica e automatizza la gestione di hotel e strutture ricettive private. 

Il nostro obiettivo principale è massimizzare i vantaggi soluzioni tecnologiche possono portare al mondo dell'ospitalità.

Allora, cosa possiamo offrirti?

✅ Onboarding senza intoppi senza bisogno dell’assistenza dell’account manager.

✅ Dashboard multi-proprietà che ti permette di gestire più strutture da un'unica dashboard centralizzata ed evitare l'overbooking.

✅ Impostazioni fiscali e generali flessibili specifiche per ogni mercato.

✅ protezione con autenticazione a due fattori su Microsoft Azure.

✅ Possibilità di pricing dinamico che ti consente di modificare le impostazioni di vendita e prezzo in autonomia, nel rispetto dei limiti prestabiliti.

✅ bidirezionale certificata con OTA, piattaforme di prenotazione e la possibilità di link iCAL e API aperte.

✅ Un motore di prenotazione intuitivo che consente agli ospiti di prenotare direttamente le camere, verificare la disponibilità, visualizzare i prezzi e molto altro.

✅ La soluzione per la gestione delle pulizie per un'assegnazione efficiente dei compiti, aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle camere e una comunicazione fluida tra il personale addetto alle pulizie.

✅ Guest App di HotelSync per migliorare l'esperienza degli ospiti offrendo check-in rapidi, consigli personalizzati e notifiche istantanee ovunque si trovino.

✅ Processore di Pagamento OTA SYNC, un gateway di pagamento completamente integrato che automatizza istantaneamente le transazioni in modo sicuro.

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