9 Funzioni di un Property Management System per Scegliere Quello Giusto

Ci sono diversi aspetti da considerare quando si parla delle funzioni di un sistema di gestione alberghiera centralizzato (PMS). 

Un buon PMS è importante quanto avere uno staff eccellente per gestire le tue operazioni. 

È fondamentale per gestire prenotazioni, check-in, attività di governance e ottimizzare le azioni che generano ricavi e tariffe delle camere. 

Il sogno di ogni albergatore è ottimizzare ogni fase del proprio flusso di lavoro, rendendo il team più efficiente e aumentando i ricavi. 

Conoscendo le funzioni di cui hai bisogno, puoi sfruttare la tecnologia a tuo vantaggio.

In questo articolo, elenchiamo alcune funzioni chiave per aiutarti a capire cosa dovrebbe includere il tuo software per scegliere il PMS giusto per la tua attività.

Cominciamo!

In Che Modo un PMS Può Aiutare la Tua Attività?

Un property management system (PMS) è un software che ti aiuta a organizzare, pianificare e gestire le attività quotidiane della tua struttura ricettiva. 

A seconda del software, può gestire prenotazioni, attività di front e back office, channel e revenue management, comunicazione con gli ospiti, manutenzione, governance e molto altro.

Sebbene i software PMS siano tradizionalmente utilizzati dagli hotel, oggi vengono impiegati da diversi tipi di strutture, tra cui:

• Hotel
• Ostelli
• Appartamenti
• Ville
• Case vacanza e affitti per le vacanze
• Proprietà residenziali e permanenti
• Alloggi per studenti, ecc.

Le tue esigenze software variano a seconda del tipo di struttura che gestisci. 

Molti sistemi PMS ti permettono di scegliere i moduli e le funzioni più adatti alle dimensioni e al tipo della tua struttura.

La domanda è: Quali moduli e funzioni sono i più adatti a te?

Analizziamo più da vicino le caratteristiche e le funzioni principali di un property management system.

9 Funzioni di un Buon Property Management System

1. Gestione delle Prenotazioni

La gestione delle prenotazioni è un elemento chiave di un property management system (PMS), perché evitare l'overbooking è fondamentale per mandare avanti la tua attività senza intoppi. 

Un buon property management system (PMS) ti permette di gestire le prenotazioni degli ospiti online. 

Dovresti poter gestire facilmente le prenotazioni online, tenere traccia dei dettagli delle prenotazioni e delle richieste speciali, e controllare la disponibilità delle camere.

Quando scegli un PMS, opta per uno che: 

• Ti permetta di automatizzare le attività e gestire le prenotazioni da qualsiasi dispositivo, dato che i gestori di hotel moderni sono spesso in movimento. 
• Offra un design eccellente, così è facile visualizzare e cercare prenotazioni in base a diversi criteri, senza perdere alcun dettaglio. 
• Per le prenotazioni di gruppo, assicurati che il sistema sia in grado di gestire grandi gruppi, inclusi i blocchi di camere, l'invio di link di prenotazione e la gestione efficace delle informazioni di fatturazione.

Consiglio utile:

Con l'integrazione di OTA Sync gestione della struttura, puoi gestire facilmente le tue operazioni quotidiane da un unico posto.

La nostra dashboard multi-struttura ti permette di gestire facilmente più strutture da un'unica dashboard centralizzata.

Che tu gestisca hotel, ostelli, ville, affitti o altre strutture, la dashboard mostra tutte le tue proprietà e le informazioni aggiuntive sulle prenotazioni.

2. Motore di prenotazione online

Scegliere un software PMS con un motore di prenotazione che non applica commissioni può essere fondamentale per la crescita del tuo hotel. 

Semplifica il processo di prenotazione, aiutandoti a attirare più prenotazioni dirette e ridurre la dipendenza dalle OTA. 

Questo dà agli hotel un maggiore controllo sul proprio inventario e sui prezzi.

Inoltre, semplifica il processo di prenotazione, riduce la dipendenza dalle agenzie di viaggio online (OTA), e aumenta i ricavi evitando le commissioni di intermediazione.

Con un PMS che include un motore di prenotazione, i problemi di integrazione si riducono al minimo. 

Assicurati che il motore di prenotazione si integri perfettamente con il tuo sito web e i tuoi social media, dando priorità a velocità di caricamento e facilità d'uso, soprattutto sui dispositivi mobili.

Consiglio utile:

Con l'integrazione di OTA Sync motore di prenotazione, puoi permettere ai tuoi ospiti di vedere disponibilità e tariffe in tempo reale, insieme a offerte speciali, per aumentare le prenotazioni dirette sul tuo sito web.

Basta collegarlo al tuo sito web, impostare la tua offerta e le informazioni che vuoi mostrare, e sei pronto a partire.

3. Gestione dei canali

Un'ottima funzione del PMS che può aiutarti a migliorare la tua attività ti permette di condividere il tuo inventario su più canali di distribuzione online e sincronizzare le informazioni con il tuo PMS in tempo reale. 

Un channel manager ti aiuta a aumentare la tua visibilità online e generare più prenotazioni e profitto. 

Che tu debba aggiornare la disponibilità o modificare le tariffe, puoi fare tutto direttamente dal tuo PMS e vederlo aggiornato automaticamente su tutti i canali di prenotazione. 

La cosa fantastica è che le nuove prenotazioni online arrivano direttamente al tuo PMS, così hai sempre il controllo dell'occupazione e puoi intervenire rapidamente quando serve. 

Dovresti scegliere un channel manager con connessioni bidirezionali solide verso le principali agenzie di viaggio online (OTA) come Airbnb, Booking, Expedia, i provider GDS e molti altri.

Consiglio utile:

Con OTA Sync channel manager puoi gestire facilmente tutti i tuoi annunci da un unico posto.

Basta collegare e sincronizzare i tuoi canali OTA, e sei pronto a partire.

4. Elaborazione dei pagamenti

Se il PMS che stai valutando non dispone di un elaboratore di pagamenti o di un gateway di pagamento che accetti diverse carte di credito o si integri con un sistema di punto vendita (POS), dovrai gestire i pagamenti manualmente. 

Questo comporta attività come reportistica, riconciliazioni e gestione dei chargeback, tutte operazioni che aumentano il rischio di errori se svolte manualmente, oltre al carico di lavoro complessivo.

Avere un elaboratore di pagamenti integrato con il tuo PMS può aiutarti a semplificare i pagamenti degli ospiti e la contabilità, garantendo al contempo report più accurati. 

Ti aiuterà a eliminare le attività superflue, così potrai concentrarti su ciò che sai fare meglio: gestire la tua attività e migliorare il servizio ai tuoi ospiti.

Consiglio utile:

Con OTA Payments, un gateway di pagamento completamente integrato, puoi elaborare i pagamenti in automatico e in modo istantaneo con un solo clic.

Quando i tuoi futuri ospiti effettuano una prenotazione, possono pagare in modo semplice e affidabile le spese di soggiorno e altri costi, come tasse e servizi aggiuntivi.

5. Gestione delle pulizie e della manutenzione

Quando un property management system include una funzione di housekeeping, attività come l'assegnazione delle pulizie delle camere al personale giusto e l'aggiornamento dello stato delle camere diventano più semplici. 

Un report di housekeeping fa parte di questa funzionalità. 

Garantisce che le camere dell'hotel dispongano di scorte adeguate di articoli da toeletta, sapone, shampoo e asciugamani puliti. 

Questa funzione consente al personale addetto alle pulizie di gestire lo stato delle camere in modo efficiente e di assicurarsi che gli ospiti dispongano delle forniture da bagno necessarie.

Con il PMS di OTA Sync, puoi assegnare ai dipendenti la pulizia di camere specifiche. 

Basta creare un report di manutenzione con ciò che deve essere cambiato o pulito, poi puoi stamparlo facilmente e consegnarlo al personale addetto alle pulizie. 

Una volta completate le attività, puoi aggiornare lo stato delle camere, semplificando il check-in degli ospiti.

6. Gestione degli ospiti

Un servizio personalizzato svolge un ruolo fondamentale nel creare fedeltà nel settore dell'ospitalità. 

I profili degli ospiti e gli strumenti di coinvolgimento possono aiutarti a personalizzare i tuoi servizi per soddisfare le preferenze e le esigenze di ogni ospite, garantendo che ognuno si senta valorizzato e rispettato. Questo approccio personalizzato migliora l'esperienza complessiva dell'ospite, aumentando le probabilità di prenotazioni ripetute e recensioni positive.

Scegli una soluzione che offra funzionalità di messaggistica e funzionalità di upselling per semplificare questo processo, offrire un servizio clienti eccezionale e aumentare i ricavi grazie a upgrade e servizi aggiuntivi.

Offrendo un servizio personalizzato, puoi coltivare un senso di fedeltà e appartenenza tra gli ospiti, generando maggiore fidelizzazione dei clienti e passaparola positivo.

Consiglio utile: Con OTA Sync, puoi offrire servizi personalizzati ai tuoi ospiti, ottimizzare i prezzi del menu e attirarli con proposte di upselling, aumentando al contempo i ricavi del tuo hotel.

Per semplificare ulteriormente le cose, puoi anche inviare loro un'email di conferma o una fattura direttamente dall'app.

7. Gestione dei ricavi

La gestione dei ricavi è una delle funzionalità più critiche, perché un hotel o qualsiasi altra attività non può prosperare senza generare profitti. 

Un buon PMS dovrebbe semplificare la gestione dei ricavi aiutandoti a ottenere prenotazioni dirette e aumentare i profitti riducendo i costi. 

Cerca funzionalità di reportistica che ti permettano di visualizzare e analizzare l'efficacia della tua strategia.

Grazie alla possibilità di visualizzare e analizzare i risultati, puoi facilmente adattare la tua strategia di revenue quando necessario. 

Questo include la gestione di tariffe di gruppo, pacchetti e tariffe personalizzate.

8. Reportistica e analisi

I report sono elementi fondamentali di un property management system. 

Forniscono dati preziosi per migliorare le prestazioni della tua struttura e aiutarti a prendere decisioni intelligenti.

Il tuo PMS archivia dettagli delle prenotazioni, tariffee dati sull'occupazione, rendendo facile la generazione di report.

Questi report coprono vari aspetti della gestione alberghiera, dai ricavi ai tassi di occupazione fino alla soddisfazione degli ospiti e all'efficienza operativa, offrendo una visione completa delle tue prestazioni.

Scegli uno strumento che semplifichi la gestione dei dati e la reportistica, semplici e ti permetta di personalizzare i report e di accedere a dati in tempo reale. 

Con un PMS basato su cloud, puoi accedere facilmente a questi dati, rispondere ai cambiamenti della domanda, adattare le strategie e ottimizzare le operazioni per aumentare ricavi ed efficienza.

Assicurati che il sistema ti permetta di impostare metriche target, così da poter monitorare i progressi verso i tuoi obiettivi aziendali.

Consiglio utile:

Immagina di promuovere le tue strutture tramite canali OTA come Airbnb, Booking e altri.

Con OTA Sync Statistics, puoi monitorare facilmente le tue performance in tempo reale, creare report e capire quale canale ti porta più prenotazioni e ricavi.

Puoi anche analizzare le performance mese per mese e scoprire da quali paesi provengono la maggior parte dei tuoi arrivi.

Sulla base di queste informazioni, puoi adattare le tue strategie e lanciare campagne pubblicitarie in quei paesi per massimizzare le tue prenotazioni.

9. Capacità di Integrazione

Una comunicazione efficiente con altri sistemi alberghieri e app di terze parti è essenziale per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro. 

I PMS moderni ti permettono di connetterti con vari sistemi, come POS (Point of Sale), CRM (Customer Relationship Management) e piattaforme di channel management.

Assicurati che il tuo PMS sia dotato di numerose funzionalità e di un'interfaccia intuitiva, elementi che possono migliorare notevolmente l'efficienza operativa e la soddisfazione degli ospiti negli hotel moderni.

Consiglio utile:

Puoi integrare OTA Sync con varie piattaforme in modo semplice e gestire dati o funzioni direttamente dall'app dei tuoi clienti.

Basta scegliere di personalizzare i widget nativi che offriamo oppure utilizzare le nostre API per sviluppare la tua soluzione personalizzata.

Scegli il Miglior Sistema di Gestione Alberghiera

Scegliere miglior sistema di gestione alberghiera adatto alle tue esigenze può essere una scelta decisiva per la gestione della tua attività alberghiera.

Non tutti i software di gestione alberghiera sono uguali. 

Se sei ancora indeciso su quale PMS scegliere, dai un'occhiata a questo articolo su i 7 Migliori Sistemi POS per Hotel per aiutarti a scegliere la soluzione perfetta per la tua attività. 

I sistemi moderni combinano molte funzioni in un unico software per rendere la gestione degli ospiti e dell'hotel più semplice e fluida.

È così che è nato OTA Sync, per aiutare albergatori e gestori di affitti a trovare tutto ciò di cui hanno bisogno per la loro struttura ricettiva in un unico posto.

Oltre a offrirti tutte queste funzionalità, OTA Sync ti aiuta a:

• Eseguire operazioni avanzate sulle fatture e dividerle o unirle per articolo, camera, ospite, importo, ecc.
• Impostare facilmente tasse diverse, adattandole ai vari mercati per evitare controversie legali.
• Gestire la fiscalizzazione e automatizzare la comunicazione con i registratori fiscali digitali e l'amministrazione fiscale.
• Controllare il registratore di cassa all'inizio e alla fine di ogni giornata per verificare entrate, depositi, prelievi e altro ancora.

Pronto a provare il nostro account di prova gratuito prima di prendere una decisione?

Iscriviti alla prova gratuita di 14 giorni e scopri come OTA Sync può aiutarti oggi stesso ad automatizzare la tua attività alberghiera e di affitti per vacanze!