Come ridurre i costi operativi dell'hotel

Gestire in modo efficiente i costi operativi di un hotel richiede di destreggiarsi su più livelli e trovare il giusto equilibrio tra riduzione dei costi e massimizzazione del profitto.

Inoltre, potresti chiederti come ridurre i costi senza compromettere la soddisfazione e l'esperienza degli ospiti. 

Ed è qui che entriamo in gioco noi. Abbiamo raccolto una lista di 7 idee pratiche su come ridurre i costi operativi dell'hotel senza compromettere l'esperienza degli ospiti.

Cominciamo!

Cosa sono i costi operativi di un hotel?

I costi operativi di un hotel coprono diversi aspetti della gestione della struttura, tra cui:

• Personale, 
• Utenze, 
• Manutenzione, 
• Pulizia e governance, 
• Servizi agli ospiti, 
• Marketing e 
• Spese amministrative.

Questi costi sono essenziali per mantenere la struttura, offrire un buon servizio ai clienti e generare ricavi.

Quali tipi di costi operativi esistono per un hotel?

Esistono 2 principali categorie di costi operativi alberghieri: fissi e variabili.

I costi fissi sono quelli che non variano in base alle fluttuazioni delle vendite, al livello di occupazione, ecc.

Questi costi includono:

• Affitto o mutuo
• Stipendi e benefit
• Assicurazione e tasse sulla proprietà
• Ammortamento
• Utenze
• Manutenzione ordinaria per attrezzature fisse, impianti e infrastrutture, come ascensori, sistemi HVAC e dispositivi antincendio. 

D'altra parte, costi variabili variano in base ai livelli di produttività e aumentano o diminuiscono a seconda del tasso di occupazione.

Alcuni dei costi variabili sono:

• Cibo e bevande
• Forniture per le pulizie
• Costo del lavoro per il personale orario e part-time
• Spese promozionali, costi pubblicitari e campagne di marketing.

Per gestire i costi operativi dell'hotel, è necessario tenere conto di entrambe le tipologie di costo per ottimizzare le strategie di controllo dei costi.

Come ridurre i costi operativi dell'hotel in 7 modi efficaci?

1. Scegli un software di gestione alberghiera (HMS) solido e affidabile

Il software di gestione alberghiera snellisce e ottimizza vari aspetti delle operazioni alberghiere, tra cui:

• Prenotazioni, 
• Servizi agli ospiti, 
• Gestione della reception, 
• Pulizia e governance, 
• Fatturazione, e 
• Reportistica.

Per questo motivo, un HMS è prezioso quando si tratta di automatizzare le attività di routine come prenotazioni, check-in e check-out.

Inoltre, le funzionalità di tracciamento dell'inventario del software permettono un controllo migliore di forniture, servizi e attrezzature. 

Questo si traduce in una riduzione degli sprechi, nella prevenzione delle scorte esaurite e in una gestione dell'inventario più efficiente in termini di costi.

Se sfrutti l'efficienza, l'automazione e le capacità analitiche dell'HMS, puoi ottimizzare le operazioni e, in definitiva, ridurre i costi.

? Consiglio utile:

OTA SYNC è una soluzione completa di gestione alberghiera che semplifica le operazioni quotidiane dell'hotel senza compromettere la soddisfazione degli ospiti.

Con le nostre funzionalità e i nostri strumenti, puoi:

? Accedere a un sistema di prenotazione centralizzato per monitorare la disponibilità delle camere, le tariffe, le preferenze degli ospiti e le richieste speciali. 

? Semplificare i processi di check-in e check-out e gestire i profili e le preferenze degli ospiti in modo semplice e senza errori.

? Offrire un'interfaccia intuitiva che permette al personale della reception di accedere alle informazioni sugli ospiti, allo stato delle camere e ai dettagli di pagamento.

? Coordinare gli orari delle pulizie, monitorare lo stato di pulizia delle camere, le attività di manutenzione e altro ancora.

? Generare ed elaborare le fatture degli ospiti, registrare i pagamenti, gestire i conti e rispondere alle richieste di fatturazione grazie a funzionalità di fatturazione integrate.

? Automatizzare la reportistica finanziaria, monitorare i flussi di entrate, analizzare le metriche di performance e generare report personalizzabili.

Grazie alle soluzioni avanzate di OTA SYNC, il tuo hotel potrà operare in modo più efficiente, perché sarai in grado di prendere decisioni informate e sviluppare strategie di ottimizzazione dei costi.

2. Forma il tuo personale in modo trasversale 

I costi del personale rappresentano la metà dei costi operativi. 

È importante anticipare il numero di dipendenti necessari per una determinata mansione, perché un numero insufficiente di personale può portare a una maggiore insoddisfazione sia tra gli ospiti che tra i dipendenti stessi.

Tuttavia, se formi il tuo personale in modo trasversale, non dovrai assumere personale aggiuntivo nel caso in cui un collega sia malato.

Inoltre, il tuo personale potrà acquisire nuove competenze, il che rappresenta un vantaggio per loro. In genere è consigliabile combinare ruoli e funzioni simili tra loro, in modo che la transizione non risulti troppo impegnativa.

Tuttavia, fai attenzione a non sovraccaricare il tuo personale, perché questo lo renderebbe meno efficace.

Ad esempio, se sfrutti la soluzione OTA SYNC, la transizione per il tuo staff sarà semplice e senza intoppi, poiché potrà accedere a tutte le funzionalità all'interno di un'unica dashboard.

Sarà quindi piuttosto semplice formarli su più ruoli, dato che tutto è automatizzato e richiede poco o nessuno sforzo di implementazione.

3. Rivaluta la tua strategia di marketing

Il marketing è una risorsa essenziale per promuovere il tuo hotel, ma se non conduci una ricerca di mercato adeguata, rischi di sprecare denaro.

È buona norma rivedere periodicamente la tua strategia di marketing attuale e capire quali canali di marketing generano fatturato e quali no.

Analizza il tuo mercato di riferimento, i concorrenti e le performance, e misura il tuo ritorno sull'investimento (ROI).

Ti fornirà preziose informazioni su potenziali debolezze e minacce, ma anche sui tuoi punti di forza e sulle opportunità.

Solo con un approccio basato sui dati puoi modificare in modo efficace e ponderato e adattare la tua strategia di marketing.

Inoltre, raccogliere e analizzare i dati degli ospiti da più fonti ti permetterà di creare campagne su misura e raggiungere il tuo pubblico di riferimento.

4 campagne di marketing mirate da provare

• Ricompense personalizzate come sconti, upgrade gratuiti della camera, pacchetti speciali, ecc.
• Campagne di email marketing più mirate perché saprai esattamente cosa spinge i tuoi ospiti a prenotare, in base alla loro cronologia di prenotazioni, preferenze e interessi.
• Invia sondaggi automatizzati dopo il soggiorno per valutare il livello di soddisfazione dei tuoi ospiti e individuare aree di miglioramento per una maggiore soddisfazione.
•  Offri opportunità personalizzate di upsell e cross-sell e permetti agli ospiti di acquistare servizi aggiuntivi, pacchetti curati, offerte a tempo limitato, ecc.

? Consiglio utile:

Sapevi che con OTA SYNC puoi proporre upselling o cross-selling di servizi aggiuntivi e offrire promozioni speciali, sconti, codici promozionali e molto altro?

Ad esempio, puoi utilizzare codici promozionali e sconti per dire “grazie” o per attrarre nuovi ospiti con offerte promozionali.

Inoltre, il nostro software si integra con diversi sistemi CRM, consentendo opzioni ancora più personalizzate grazie alla raccolta e archiviazione dei dati degli ospiti provenienti da tutti i canali di distribuzione.

4. Punta sulla manutenzione preventiva

La manutenzione preventiva significa fondamentalmente occuparsi di apparecchiature, impianti e sistemi del tuo hotel prima che si guastino.

Le riparazioni sono generalmente più costose della manutenzione ordinaria e possono influire sull’esperienza e sulla soddisfazione degli ospiti.

Anche se potrebbe non essere la prima cosa a cui pensi, le pulizie regolari sono anch’esse una parte fondamentale della manutenzione della struttura e aiutano a ridurre l’usura degli spazi.

? Consiglio utile:

I nostri La soluzione per la gestione delle pulizie offre una piattaforma centralizzata per:

? Assegnazione efficiente delle attività, 

? Aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle camere e 

? Comunicazione fluida tra il personale addetto alle pulizie. 

Include funzionalità come programmi di pulizia automatizzati, monitoraggio dell’inventario e avvisi di manutenzione, per garantire un ricambio delle camere sempre puntuale.

5. Punta sulla sostenibilità

Diventare più green o sostenibili si traduce, prima di tutto, in una riduzione dei costi energetici e delle bollette elettriche.

A seconda del budget e delle preferenze attuali del tuo hotel, puoi iniziare con piccoli accorgimenti come:

• Invitare gli ospiti a riutilizzare gli stessi asciugamani durante il soggiorno invece di cambiarli ogni giorno.
• Lampadine a basso consumo energetico, anche più durevoli.

Oppure puoi optare per investimenti più importanti e installare sensori di occupazione che spengono automaticamente le luci quando gli ospiti lasciano la stanza.

Inoltre, puoi affidarti all'energia solare e installare pannelli solari per riscaldare le piscine, ad esempio.

6. Monetizza gli spazi sottoutilizzati

Con un tocco di creatività e un pizzico di ispirazione, puoi trasformare gli spazi sottoutilizzati del tuo hotel in vere e proprie fonti di guadagno.

Quando restano inutilizzati, questi spazi si limitano a generare costi e a richiedere ancora più manutenzione.

Tuttavia, puoi cambiare le cose.

6 idee vincenti per trasformare gli spazi sottoutilizzati

• Trasforma gli spazi sottoutilizzati in sale eventi versatili per ospitare riunioni, conferenze, workshop, matrimoni, feste private e altri eventi.

• Trasforma queste aree in spazi di coworking o centri business dotati di postazioni di lavoro, internet ad alta velocità, servizi di stampa e sale riunioni.

• Allestisci pop-up store temporanei o espositori retail per mettere in mostra prodotti artigianali locali, souvenir, merchandising o collezioni a tema.
• Riconverti gli spazi inutilizzati in aree benessere e fitness, come studi yoga, sale meditazione, centri fitness o aree spa.
• Sfrutta gli spazi esterni, giardini, cortili o terrazze panoramiche per cocktail bar, eventi sociali, esibizioni musicali, tramonti da ammirare o esperienze gastronomiche uniche.
• Mostra mostre d'arte, esposizioni culturali, gallerie fotografiche o installazioni artistiche a rotazione per coinvolgere gli ospiti, sostenere gli artisti locali e arricchire l'atmosfera dell'hotel.

Puntare sull'innovazione può diversificare le fonti di guadagno, migliorare l'esperienza degli ospiti, attrarre nuova clientela e distinguere il tuo hotel in un mercato dell'ospitalità sempre più competitivo.

? Consiglio utile:

? La gestione Premium Banquet & Event di OTA SYNC questa funzione ti consente di monetizzare l'affitto degli spazi della tua struttura.

Facilita il coordinamento efficiente di attività come la prenotazione delle sale, la pianificazione, l'organizzazione del catering e la gestione degli ospiti. 

Il software include funzionalità per monitorare i dettagli degli eventi, gestire le prenotazioni e generare fatture, migliorando così l'efficienza organizzativa.

? Un'altra funzione Premium, Gestione SPA e Wellness, potenzia le attività di spa, centri benessere e strutture fitness.

Ti permette di monitorare le prenotazioni della sezione SPA della tua struttura e avere diverse visualizzazioni, per attività SPA o per responsabile. 

7. Controlla il settore Food and Beverage

Il settore food and beverage è una delle aree in cui puoi ridurre notevolmente i costi operativi. 

L'industria alberghiera produce 79.000 tonnellate di rifiuti alimentari all'anno, facendo salire il budget per gli sprechi in cucina fino al 20%.

Tenendo conto di questo, quali sono alcuni modi per ridurre i costi?

✨ Monitora quanto cibo e bevande consumano in media i tuoi ospiti e considera di ridurre le porzioni se i piatti tornano più pieni che vuoti.

✨ Crea menu in cui puoi usare gli stessi ingredienti.

✨ Conserva gli ingredienti in modo corretto in modo che non vadano sprecati.

Per Concludere

Con un po' più di pianificazione e analisi accurata, ridurre i costi operativi dell'hotel non dovrebbe essere troppo difficile.

Tuttavia, gestire tutti gli aspetti separatamente può essere impegnativo, dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. 

Di conseguenza, potrebbe influire non solo sulle tue finanze ma anche sull'esperienza degli ospiti. 

Per fortuna, software di gestione alberghiera è un ottimo alleato che ti aiuta a gestire e automatizzare tutte le operazioni da un unico posto.

Allora, perché non iniziare con OTA SYNC?

OTA SYNC è un software di gestione alberghiera tutto in uno che ti aiuta a:

? Semplificare e automatizzare la gestione quotidiana del tuo hotel

? Gestire profili ospiti, preferenze, storico soggiorni e feedback per personalizzare l'esperienza degli ospiti e adattare i servizi alle esigenze di ciascuno.

? Attivare programmi fedeltà per gli ospiti, monitorare i feedback degli ospiti, automatizzare le comunicazioni con gli ospiti, e rafforzare le relazioni con i clienti per favorire il ritorno degli ospiti e la loro fidelizzazione.

? Automatizzare il monitoraggio dell'inventario, prevenire le rotture di stock e controllare i costi legati a forniture e beni.

? Elaborare istantaneamente i pagamenti in più valute tramite il nostro gateway di pagamento integrato

? Ottenere una panoramica completa della salute finanziaria del tuo hotel e dei suoi indicatori di performance grazie a report avanzati su ricavi, finanza e gestione interna.

Supportato da il Booking Engine e Channel Manager, che aumenta la tua visibilità e la tua portata su canali OTA e sul tuo sito web, OTA SYNC è uno strumento potente che copre ogni aspetto del tuo business, prima, durante e dopo il soggiorno.

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