11 consigli per gestire più strutture in modo efficace [Guida]

Gestire più proprietà può essere come cercare di destreggiarsi con troppe palline contemporaneamente, c'è tanto da gestire! 

Tra manutenzione, prenotazioni multiple e conformità legale, c'è molto a cui stare dietro. 

Ma con un piano solido, puoi mantenere tutto sotto controllo e i tuoi ospiti soddisfatti.

Ecco 11 consigli per gestire più proprietà in modo efficace. 

Cominciamo!

Quali sono le 3 sfide più grandi nella gestione di più proprietà?

Poiché gestire più proprietà non è un'impresa semplice, inevitabilmente incontrerai alcuni problemi e sfide lungo il percorso.

• Gestione del tempo Con più ospiti e proprietà, mantenere tutto organizzato può essere difficile perché devi destreggiarti tra vari calendari, attività e scadenze. 

Senza un sistema efficiente, potresti fare fatica a stabilire le priorità e a portare a termine tutto in tempo.

• Comunicazione, una comunicazione chiara e tempestiva diventa più complicata con più ospiti e proprietà, a causa dell'enorme volume di interazioni. 

Se non gestisci bene questo aspetto, rischi di perdere messaggi importanti, ritardare le risposte e creare fraintendimenti.

• Espandere la tua attività, ampliare il proprio portfolio presenta le sue difficoltà, come un maggiore carico amministrativo e la necessità di risorse aggiuntive. 

Gestire più proprietà senza processi efficienti può portare a disorganizzazione e a un potenziale calo della qualità del servizio.

Per questo, il nostro primo consiglio ti mostrerà un approccio più snello e senza stress alla gestione delle proprietà.

11 consigli per gestire più proprietà in modo efficace

1. Scegli un Property Management System (PMS)

Non solo il PMS tiene traccia di tutte le informazioni relative alle proprietà in un unico posto, ma ti aiuta anche a automatizzano le attività di routine come

• Riscuotere gli affitti, 
• gestire la contabilità e 
• occuparsi della manutenzione di tutte le proprietà che gestisci.

Il I sistemi PMS sono un ottimo modo per risparmiare tempo perché riducono il tuo carico di lavoro grazie alle loro funzionalità e capacità di automazione.

? Consiglio utile:

OTA SYNC, un PMS online, semplifica e automatizza la gestione di proprietà di ogni tipo e dimensione.

Offre quindi soluzioni che comprendono:

• Strumenti di reportistica, 
• Fatturazione e contabilità, 
• Gestione delle pulizie, 
• Strumenti di elaborazione dei pagamenti, ecc.

Inoltre, la sua dashboard multi-proprietà ti consente di gestire più strutture da un'unica dashboard centralizzata, in un'unica vista.

Quindi, che tu gestisca hotel, case vacanza, ville, affitti brevi ecc., la dashboard mostra tutte le tue proprietà e le informazioni aggiuntive, come:

✨ Tutti gli arrivi, le partenze e i soggiorni in corso, 

✨ Lo stato delle prenotazioni,

✨ Le tipologie di camera,

✨ I canali di prenotazione,

✨ Le entrate per il periodo desiderato, e

✨ Il paese di provenienza dei tuoi ospiti.

2. Documenta tutto

Dovresti mantenere registri dettagliati dei contratti, delle ispezioni, delle polizze assicurative e della cronologia di manutenzione di ogni proprietà.

Questa documentazione si rivelerà utile durante la stagione fiscale o in caso di controversie.

Ad esempio, se un ospite solleva dubbi su servizi o interventi di manutenzione effettuati nella sua unità, avere una documentazione chiara può aiutare a risolvere la situazione rapidamente. 

Conserva quindi tutti i tuoi documenti in un unico posto, come una cartella digitale sul computer o un sistema basato su cloud, così da poter accedere facilmente a tutto quando ne hai bisogno.

3. Elenca le tue strutture

Per attirare nuovi ospiti, è importante inserire la tua struttura sui canali più rilevanti. A seconda del tuo pubblico di riferimento, puoi promuovere le tue strutture in diversi modi:

✨ Inserimento online – Un modo efficace per promuovere le tue strutture grazie alla sua ampia visibilità. 

I siti più popolari includono nomi come Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, ecc.

✨ Fotografie professionali – Assicurati di fornire foto di alta qualità che mettano in risalto i punti di forza della struttura per attrarre più potenziali ospiti.

✨ Tour virtuali – Un ottimo modo per offrire ai potenziali ospiti una visione completa e accurata della struttura. 

Possono mostrare ogni aspetto, inclusi dettagli minori come armadi e nicchie. 

✨ Annunci stampati – Controlla i giornali locali e i cartelloni pubblicitari, e parla soprattutto con gli agenti immobiliari locali per ampliare la portata del tuo pubblico.

✨ Passaparola – Offri bonus di segnalazione agli ospiti attuali ed ex ospiti quando ne portano di nuovi.

✨ Social media – Potenzia la tua presenza online per promuovere le strutture e diffondere la campagna gratuitamente, oppure utilizza opzioni pubblicitarie a pagamento con annunci mirati.

? Consiglio utile:

di ⟦0⟧OTA SYNC Channel Manager ti aiuta a gestire e aggiornare in tempo reale disponibilità delle camere, tariffe e prenotazioni, mantenendo la coerenza su tutti i canali di prenotazione, incluso il tuo sito web.

In questo modo, puoi controllare efficacemente la distribuzione delle camere ed evitare overbooking o vendite insufficienti. 

Grazie agli aggiornamenti automatici, il channel manager:

• Riduce il rischio di errori manuali, 
• Garantisce che le modifiche si riflettano istantaneamente su tutti i canali collegati e
• Aumenta la visibilità delle tue strutture.

Dalla dashboard centralizzata, puoi facilmente collegare le principali OTA e VRBO e impostare la commissione e il colore del calendario.

4. Automatizza il processo di prenotazione

È fondamentale avere un sistema di prenotazione online sul tuo sito web per velocizzare il processo di prenotazione. 

Un motore di prenotazione può automatizzare il processo di prenotazione e permettere agli ospiti di verificare la disponibilità delle camere, visualizzare i prezzi e completare prenotazioni sicure in tempo reale senza il tuo intervento.

In questo modo, elimina la necessità di processi di prenotazione manuali, riduce gli errori e semplifica la procedura di prenotazione sia per te che per i tuoi ospiti.

Inoltre, avere un motore di prenotazione personalizzato aumenta la brand awareness e incrementa le prenotazioni dirette.

Infine, assicurati di scegliere un motore di prenotazione facile da usare e in grado diintegrarsi perfettamente con il tuo PMS.

? Consiglio utile: 

di ⟦0⟧OTA SYNC multi-proprietà motore di prenotazione ti permette di catturare e mantenere la tua identità di brand unica con filtri, contenuti, mappe, promozioni ed elenchi di offerte personalizzati.

In questo modo, tutte le tue strutture saranno automaticamente riconoscibili su tutti i canali pubblicitari.

5. Imposta il pricing dinamico

Avere un sistema di prezzi flessibile è un altro aspetto fondamentale da considerare, perché ti permette di adeguare i prezzi in base alla domanda di mercato e ad altri fattori rilevanti.

È ancora più importante se gestisci più strutture, perché puoi adeguare i prezzi di ciascuna singola proprietà invece di impostare lo stesso prezzo per tutte.

Ad esempio, il pricing dinamico ti permetterebbe di aumentare la tariffa se una determinata struttura è molto richiesta e ha poche unità disponibili.

D'altra parte, se una struttura ha molte unità disponibili e non è molto richiesta, potresti abbassare il prezzo per attirare più ospiti e riempire la struttura.

? Consiglio utile:

Con il pricing dinamico delle OTA, puoi massimizzare i ricavi adeguando i prezzi in base a: 

• Domanda di mercato, 
• Disponibilità delle strutture,
• Servizi extra,
• Codici promozionali, 
• Stagionalità e 
• altri fattori rilevanti, invece di adottare un approccio universale.

In questo modo puoi definire con facilità piani tariffari e restrizioni, scegliendo trattamento, blocco prezzi, soggiorno minimo e molte altre opzioni, e modificare i dettagli in qualsiasi momento.

6. Tieni sotto controllo le tue finanze

Quando gestisci più strutture, tenere sotto controllo le finanze è fondamentale per mantenere la redditività e garantire un flusso di cassa sano.

Prima di tutto, tieni registri finanziari separati per ogni struttura e registra tutte le transazioni, come entrate da affitto, spese, riparazioni, manutenzione ecc., nei rispettivi registri contabili.

• Usa software di contabilità per classificare le transazioni, generare fatture, monitorare i pagamenti e produrre report finanziari.
• Monitora le spese e assicurati che rientrino nel tuo budget.
• Monitora il flusso di cassa per confrontare le entrate da affitto con le spese e l'andamento dei profitti. Questo ti aiuterà a capire quanto denaro entra dalle tue strutture e quanto esce dall'attività.

? Consiglio utile:

Gestire più strutture può essere complicato, dato che ognuna ha esigenze finanziarie e tempistiche diverse. Come tenere tutto sotto controllo con facilità?

OTA SYNC tiene traccia di tutti i tuoi documenti finanziari e fornisce registri aggiornati e accurati.

Inoltre, offre Report e analisi avanzate alla gestisci i ricavi, la contabilità e i report interni alla struttura.

In questo modo puoi ottenere analisi dettagliate su:

• Tasso di occupazione
• Durata del soggiorno
• Numero di prenotazioni
• Arrivi per canale e paese, 
• Report sull’andamento delle prenotazioni (pace report) e altro ancora.

In realtà, puoi ricevere report completi sulla tua email con la frequenza che preferisci, senza dover regolare manualmente i parametri! 

Questo ti garantisce di rimanere sempre aggiornato sulla situazione finanziaria della tua struttura, senza alcuno sforzo aggiuntivo.

7. Automatizza i pagamenti

Gestire i pagamenti per una sola struttura è già abbastanza stressante, figuriamoci per un portfolio più ampio. Allora perché non automatizzare il processo?

A seconda del software che scegli, puoi sfruttare funzionalità come la fatturazione ricorrente, la generazione automatica delle fatture e il monitoraggio dei pagamenti. 

Inoltre, puoi accettare pagamenti dagli ospiti attraverso diversi canali, tra cui online, in loco o da mobile. 

La maggior parte delle soluzioni PMS offre funzionalità di elaborazione dei pagamenti. Tuttavia, presta attenzione a come gestiscono i dati sensibili e ai protocolli di sicurezza adottati.

? Consiglio utile:

OTA Payments è un gateway di pagamento completamente integrato e conforme allo standard PCI DSS che offre numerose integrazioni con sistemi di pagamento, come Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi e altri.

Inoltre, consente diverse opzioni di pagamento, tra cui carte di credito bancarie e virtuali, portafogli digitali e altro ancora.

Inoltre, OTA SYNC supporta l'invio di denaro nella valuta del tuo conto bancario locale per evitare qualsiasi commissione di conversione. 

Questa opzione multivaluta è molto utile se le tue strutture si trovano in paesi diversi. 

8. Tieni sotto controllo le tasse

Se gestisci più strutture in città, regioni o addirittura paesi diversi, è fondamentale informarsi a fondo su le normative fiscali locali.

Potresti valutare di collaborare con un commercialista o un consulente fiscale per evitare errori e complicazioni legali o finanziarie future.

Inoltre, tieni una documentazione dettagliata di tutte le strutture a fini fiscali. 

Questa documentazione include estratti conto di entrate e uscite, dettagli sui miglioramenti apportati alla struttura, date delle transazioni, informazioni sugli inquilini, ecc.

Di conseguenza, non solo semplificare la gestione fiscale, ma anche sfruttare le detrazioni per riparazioni, costi di manutenzione e ammortamento.

? Consiglio utile:

Le normative fiscali cambiano spesso, quindi è essenziale restare aggiornati su notizie, leggi e sviluppi e, se necessario, aggiornare i tuoi registri o la documentazione.

OTA SYNC opera in 150 paesi e ti permette di impostare aliquote e configurazioni fiscali diverse a seconda del mercato o della regione in cui operi.

In questo modo eviterai sanzioni o violazioni delle leggi e delle normative fiscali.

9. Gestisci le Comunicazioni con gli Ospiti

Un ospite felice e soddisfatto è quello che torna, ma che ti consiglia anche a nuovi clienti.

E uno dei fattori chiave per rendere felici i tuoi ospiti è gestire le loro richieste, i potenziali problemi, ecc., in modo rapido e senza ritardi.

Ad esempio, puoi creare modelli personalizzabili per le richieste o situazioni più comuni degli ospiti, come istruzioni per il check-in, domande frequenti o messaggi di conferma.

Inoltre, puoi utilizzare i chatbot per gestire comunicazione con gli ospiti automaticamente. I chatbot possono rispondere alle domande frequenti, fornire informazioni importanti e persino gestire le prenotazioni.

? Consiglio utile:

di ⟦0⟧OTA SYNC Ask Concierge funzione all'interno di la Guest App gestisce le richieste in tempo reale e permette agli ospiti di accedere a informazioni fondamentali sul loro alloggio, comprendere le regole della casa, ecc.

10. Mantieni e Ispeziona le Tue Proprietà

Dovresti controlla lo stato delle tue proprietà sia per il tuo bene che per quello dei tuoi ospiti.

È importante individuare eventuali esigenze di manutenzione e verificare che gli ospiti rispettino i termini e il regolamento interno della tua proprietà. 

Inoltre, sii pronto a gestire le emergenze come problemi con gli inquilini, emergenze in struttura e altri imprevisti.

Per questo motivo, assicurati di avere un piano di emergenza per affrontare queste situazioni.

Per gli ospiti, un atteggiamento proattivo nella risoluzione dei problemi fa davvero la differenza e contribuisce a costruire fedeltà e un rapporto positivo.

? Consiglio utile:

di ⟦0⟧OTA SYNC Modulo di Housekeeping dispone di una dashboard centralizzata per un'assegnazione efficiente dei compiti, aggiornamenti in tempo reale sullo stato della struttura e altro ancora.

Offre programmi di pulizia automatizzati, avvisi di manutenzione e altre funzionalità, permettendoti di monitorare fattori importanti come il tipo di struttura, il numero di ospiti, lo stato della struttura e altro ancora.

11. Stipula una Copertura Assicurativa

La copertura assicurativa protegge la tua struttura e i tuoi beni da disastri naturali, incendi, furti e altri danni. 

In questo modo, proteggi i tuoi investimenti da perdite significative in circostanze impreviste.

Potresti anche prendere in considerazione una copertura di responsabilità civile, che può tutelarti in caso un ospite si infortuni nella struttura. 

Per esempio, l'assicurazione può coprire le spese mediche, la copertura per invalidità e altri importi applicabili.

Gestisci le Tue Strutture Multiple con OTA SYNC

Che tu stia gestendo affitti residenziali o case vacanza, scegliere il PMS giusto ti permette di automatizzare tutti i processi e le attività ripetitive.

OTA SYNC, un PMS all-in-one, ti offre strumenti e soluzioni solide per:

? Definire le diverse modalità di accesso di cui ospiti, proprietari di strutture e proprietari di portali di prenotazione possono disporre.

? Imposta il pricing dinamico in base alla domanda, stagionalitàe ad altri fattori.

? Ottieni prenotazioni dirette tramite il Booking Engine che puoi implementare sul tuo sito web.

? Crea fatture illimitate dove tutte le informazioni vengono estratte automaticamente, così devi solo scegliere lo stato e inserire eventuali servizi aggiuntivi.

? Gestire tutte le strutture da un hub centralizzato e ottieni una panoramica chiara di occupazione, pagamenti e altro ancora, grazie al nostro calendario drag-and-drop a colori.

? Ricevi aggiornamenti e notifiche in tempo reale ovunque tu sia, grazie alla nostra app mobile, disponibile per iOS e Android.

E questo è solo un assaggio di ciò che OTA SYNC può offrire.

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